晉江民企建檔之路
日前，福建親親股份有限公司以80分的高分通過了省級企業檔案管理單位驗收，這是晉江市繼2001年鳳竹集團公司獲得國家二級企業檔案管理單位以來，第二個獲得省級以上檔案管理先進殊榮的民營企業。
至此，擁有上萬家民營企業的晉江，檔案管理通過省級水平的仍僅有區區兩家，這與晉江作為中國品牌之都、擁有24枚中國馳名商標的經濟地位顯然是遠遠不相稱的，其余一萬多家民企檔案管理究竟處于什么樣的狀態呢？
據了解，企業檔案是指企業在設立、生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有參考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。晉江市檔案局黃項飛副局長認為，民營企業檔案是企業的重要資產和不可替代的信息資源，民營企業的生產、經營和管理，需要以良好的檔案工作為支撐和保障。
現狀——
檔案管理零散無序
由于民營企業經營以追求利潤最大化為目的，老板習慣把眼光放在生產和營銷上，對建檔等企業管理基礎建設往往認為可有可無。據了解，目前晉江民企檔案管理大多停留在“散、亂、癱”的狀態。
管理呈現橄欖形狀
晉江民企，沒建檔案的少，但管理得好的少，大多數有檔無管。黃項飛副局長形象地把晉江民企檔案管理現狀稱作“橄欖形狀”：即兩頭小，中間大。
“根據調查，未開展檔案工作的企業比例很少，僅占10%左右；而檔案管理達到較高水平的企業也是少數。”黃項飛副局長根據多年經驗總結說，目前晉江民營企業檔案管理，具有一定規律，一般規模大的企業好于規模小的企業，名企好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。
晉江鳳竹公司檔案室負責人馬桂英對晉江民企建檔已經觀察多年，她總結說，晉江民企普遍存在兩種檔案管理模式：一是規模較小、家族式管理模式的企業，檔案分散在家族成員中保管，特別是企業的核心技術檔案只交給“家族內部人”進行封閉管理。“為了防止泄密，重要一點的材料老板自己一般放在抽屜里。”黃副局長形容這種管理方式為：抽屜式管理。二是雖有一定規模但內部管理與企業發展規模脫節，企業檔案分散保管在各個具體經辦的職能部門，如財務檔案保存在財務部，技術檔案保存在技術部，設備檔案保存在設備部，文書檔案保存在辦公室，雖然各部門都保存檔案，但各部門之間互相封閉，整體上仍處于零散、無序狀態。
企業資源容易流失
“如果不加以重視，這兩種檔案管理模式將會對今后企業的經營管理產生許多弊端。”
馬桂英認為，晉江多數民企檔案工作隨意性大，企業檔案不能做到完整、準確、系統地收集。因為企業缺少必要的檔案管理制度和檔案保管條件，同時由于管理人員素質低、缺少檔案管理的專業知識，阻礙企業內部管理信息流通和共享，降低了企業檔案的開發利用率，也不利于企業的進一步發展。
此外，這兩種管理模式也容易導致檔案資源流失。由于民企具有職工流動隨意性較大，把企業檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效的監督管理機制，一旦關鍵人員跳槽流動，輕則使企業的管理層面發生裂變、斷層，工作無法延續，管理成本增大；嚴重的很可能使企業獨有的知識和信息流失，造成無法挽回的損失。因為各個企業的檔案都有自身獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術，如各種設計資料、圖紙數據、工藝配方等。占有這些檔案資料就是占有企業的技術秘密。所以在市場經濟和信息社會的今天，民營企業要確立檔案是企業獨有的信息和知識的觀念，完整地收集、整理、保管好企業檔案，避免因技術、知識產權的流失，影響企業生存。
作用——
民營企業的參謀者
“企業檔案是在企業生產經營活動中直接產生的，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的憑證和依據。”黃副局長認為，企業檔案在企業生產、經營、權益維護和市場開拓等各項活動中都起到重要作用，特別是入世以后，信用檔案、反傾銷檔案、知識產權檔案、企業產權檔案、客戶資信檔案、企業文化檔案等涉及企業生存和發展的核心信息資源必須加快建設。
資料收集了，并使之成為活信息，檔案將成為企業解決問題、發展壯大的參謀者、好幫手。
反傾銷考驗鞋企檔案
業內人士分析，中國已經連續9年遭到西方國家的反傾銷調查，成為世界上的最大受害國。晉江民企以外向型居多，影響更為嚴重，若平時沒有有意識地積累，一到應對的關鍵時刻，恐怕就會措手不及。
福州福耀玻璃曾經發起、參與一起應對加拿大反傾銷案，并一舉獲勝，很大因素就是因為福耀的檔案非常齊全。很難想象，如果沒有完整的檔案作為支撐，特別是財務、企業資產、進出貨單，福耀能擊破條件極為苛刻的西方國家的貿易壁壘嗎？后來很多國內中小企業也想打這類官司，但因為自身檔案不全，導致官司無法進行下去。
“要知道在國際貿易爭端中，哪怕只有一條證據或材料提供不出來，就意味著全盤皆輸。”黃副局長意味深長地說。
處理糾紛最具說服力
眾所周知，晉江民企高管、技術人員流動頻繁。對此，黃副局長也是頗為擔憂：“管理人員特別是技術人員跳槽往往伴隨企業商業秘密的泄密。”采取有力措施強化企業秘密的檔案管理，特別是秘密技術檔案管理，是維護企業制度，保護商業秘密的有效途徑。
此外，檔案在維護企業經濟利益和合法權益也有著不可替代的作用。這點鳳竹集團已嘗到了檔案規范管理所帶來的甜頭好多年。鳳竹公司馬桂英頗有感觸！“檔案真實記錄著企業各項活動，在處理是非和各種糾紛中，檔案是最有說服力的證據。”1995年至1998年，鳳竹公司正處于發展的大跨越階段，各種矛盾糾紛隨之而來。
馬桂英回憶說，那階段剛好公司花巨資從一家臺灣公司引進了一臺烘干機，投用后卻發現工藝達不到要求，甚至一度給公司的正常經營帶來困擾。鳳竹要求退貨和賠償，不過這家臺灣企業以種種借口始終不愿意接受。不得已，鳳竹最后將這家臺灣企業告到北京，并以自己完整而準確的檔案資料，打贏了這場官司。不僅退回了貨款，還獲得合理的經濟補償。
建檔——
需要專業管理人才
在采訪中，記者發現晉江民企建檔具有許多先天不足，甚至可以說是困難重重。
“民營企業檔案管理工作的好壞，直接取決于企業主對企業檔案和檔案管理工作的認識與理解水平，也賴于企業主對企業檔案的重視程度及企業主的管理水平。”馬桂英深有感觸地說，晉江多數民企老板對于檔案的重要性缺乏認識，自然導致企業檔案長期處于尷尬狀態。
“老板重視了，資料全了，各種設備添置了，也要有一支專業隊伍來管理。”黃副局長說，目前晉江不少規模企業設備可以說是比較齊全了，但缺乏一個專業檔案管理人員。據了解，在晉江找一個稱職的檔案管理人員猶如大海撈針。黃副局長分析說：“過硬的檔案管理人員不僅要學過檔案知識，也必須對企業生產流程、營銷環節具有一定的了解。不了解的人，也是很難管理好檔案的。比如鳳竹的馬桂英就是一個好的典型。她非常清楚公司漂染的工藝流程，車間送來資料，她可以馬上就檢查出送上來的資料是否齊全。”
名企的建檔之路
盡管晉江萬家民企檔案管理令人擔憂，不過晉江一些規模民企卻已經率先走出一條值得借鑒的路。
有關部門在對恒安、親親、七匹狼、鳳竹、福馬等10余家龍頭民營企業的調查中發現，這些企業均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平。恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式；鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業務在借鑒國企的管理模式上有所創新發展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收；七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。
小蘇是目前親親公司唯一算得上專職的檔案管理員。2005年初，文秘專業出身的小蘇加入親親公司。“那時親親的檔案管理和多數民企一樣是比較原始的水平。”轉眼一年時間，親親的檔案管理水平就躍升為省級先進，可以說小蘇見證了這一巨變。
小蘇回憶說，剛來檔案室時為了熟悉公司的檔案資料，她足足花了兩三個月的時間。“那時，很多材料都是無序堆放，目錄編排也不科學。”為此，小蘇每找一份資料只能憑經驗和記憶，即使如此也要花大半天的時間，材料找到了，人也早已疲憊不堪。不過，這一切在2005年9月開始有了轉機。那時，親親開始加大投入，并得到泉州、晉江兩級檔案部門的大力協助，不到半年時間，親親的檔案管理水平就取得了驚人的躍升。
不過福建鳳竹集團在企業檔案管理上已是嘗到甜頭了。上世紀90年代初，鳳竹檔案管理停留在“散、亂、癱”的狀態，一次公司在處理法律糾紛中，因一份重要文件找不到，不得不“花重金”到北京找發文部門索取，耗費了大量的人力、物力、精力。經歷了這些市場經濟的風險和浮沉后，鳳竹董事長陳澄清認識到企業檔案管理的重要性，并于1991年組建了企業綜合檔案室，在福建省民營企業中首開先河。經過十幾年不斷的完善和積累，目前，鳳竹集團檔案管理已達國家二級標準，成為全省民營企業檔案管理的典范。在該集團新廠房擴建、項目建設、股份制改革、資本上市等工作中，檔案管理發揮了重要的作用。
