【中國(guó)鞋網(wǎng)-生產(chǎn)管理】質(zhì)量是檔案的生命，檔案質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響著檔案重要作用的發(fā)揮。為此，每個(gè)從事檔案管理的工作人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的理念，以高度的使命感和責(zé)任感，努力提升檔案質(zhì)量再上新水平。然而，提升檔案質(zhì)量管理水平，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱苦的、系統(tǒng)的工作，需要做的工作很多，筆者感到，應(yīng)突出重點(diǎn)，抓住關(guān)鍵，主要做好以下幾項(xiàng)工作：
要全面掌握檔案質(zhì)量管理的基本概念和主要特點(diǎn)
所謂檔案質(zhì)量管理，就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的、以科學(xué)方法為基本手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的引領(lǐng)作用，建立一整套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證檔案的高質(zhì)量。檔案質(zhì)量管理的核心是提高水平、保證質(zhì)量。檔案質(zhì)量管理的主要特點(diǎn)有：一是全員參與。檔案全面質(zhì)量管理，要求檔案形成過程中的所有人員，如各部門的領(lǐng)導(dǎo)、文件擬稿人員、各類修訂人員、檔案管理人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作;二是責(zé)任明確。要使全體檔案工作人員，牢固樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)，人人負(fù)責(zé)”的觀念;明確檔案的收集、整理和形成過程中，各部門和各類人員的分工及責(zé)任，只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能確保電子文檔和各類文件的準(zhǔn)確傳輸和及時(shí)歸檔;三是全程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研和開發(fā)利用，力爭(zhēng)把質(zhì)量管理的控制理念、控制方式和控制手段，貫穿到上述全過程的所有部位、所有環(huán)節(jié)和所有崗位;四是方法科學(xué)。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理手段來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。
要準(zhǔn)確理解和把握檔案質(zhì)量管理的有關(guān)要求
檔案質(zhì)量管理必須符合一定的要求，建立科學(xué)、規(guī)范、實(shí)用的檔案文件，才能有效地發(fā)揮檔案的功能和作用，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。作為檔案管理工作人員，只有對(duì)這些要求和規(guī)范做到爛熟于心、了如指掌，才能在實(shí)際工作中熟練地運(yùn)用、科學(xué)地把握、有效地落實(shí)。概括起來講就是要堅(jiān)持做到“四個(gè)必須強(qiáng)化”。一是必須強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。以自身的模范行動(dòng)影響和帶動(dòng)廣大員工不斷強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)。切實(shí)認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè);二是必須強(qiáng)化人員素質(zhì)。具體來說，就是要使廣大員工樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神;要鼓勵(lì)檔案工作人員加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和服務(wù)水平，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。三是必須強(qiáng)化最后工序意識(shí)。檔案是由多部門、多人共同完成的，只有使不同部門、不同工作人員，都把每道工序當(dāng)成最后一道工序來對(duì)待，把自己當(dāng)成最后一道關(guān)口、最后一道防線來使用，檔案的質(zhì)量才能有可靠的保證。四是必須強(qiáng)化預(yù)防管理意識(shí)。要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。要切實(shí)把檔案質(zhì)量管理的重點(diǎn)從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”上來，從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩兀龅椒阑加谖慈弧?
要準(zhǔn)確地了解和掌握檔案質(zhì)量管理中存在的突出矛盾和問題
當(dāng)前，在檔案質(zhì)量管理工作中，還存在許多不容忽視的問題。主要表現(xiàn)在：有的單位對(duì)檔案質(zhì)量管理工作重視程度不夠高;檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏;有的單位檔案管理設(shè)施設(shè)備不夠齊全;有的單位檔案數(shù)量不完整、不齊全、不規(guī)范;有的單位不注重平時(shí)文件資料的收集和整理;有的單位制度建設(shè)還不夠完善，檔案管理還不夠規(guī)范等等。存在這些問題的原因是多方面的，但是根本的原因是領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有真正了解和認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位，使之無法發(fā)揮其重要作用。
關(guān)于提升檔案管理水平的幾點(diǎn)建議
(一)積極更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，而檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)是管理思想的現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，切實(shí)轉(zhuǎn)變重管輕用、等客上門等傳統(tǒng)守舊的思想觀念，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理由被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)的轉(zhuǎn)變，由封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)的轉(zhuǎn)變，使檔案工作更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。
(二)不斷加大投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。一是要加大檔案專用經(jīng)費(fèi)的投入力度。檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作。三是注意面向社會(huì)搞好服務(wù)。及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為客觀的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
(三)注重建章立制，規(guī)范完善現(xiàn)代化管理機(jī)制。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。
(四)加強(qiáng)培訓(xùn)，打造復(fù)合型現(xiàn)代化管理隊(duì)伍。檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息化的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。實(shí)踐證明，只有具備先進(jìn)的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。(中國(guó)鞋網(wǎng)-最權(quán)威最專業(yè)的鞋業(yè)資訊中心)
