一、Courtesy禮貌

　　語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。

　　例如：

　　Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlate
stcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.Youwillbeparticularly
interestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof
20May.

　　二、Consideration體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。

　　例如：

　　"Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth."就比"Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth."要好。

　　三、Completeness完整

　　一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。

　　四、Clarity清楚

　　意思表達明確，要注意：

　　(一)避免用詞錯誤：

　　例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

　　此處bimonthly有歧義：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：

　　1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

　　2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

　　3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

　　(二)注意詞語所放的位置：

　　例如：

　　1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

　　2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.前者則有兩種商品以上的含義。

　　(三)注意句子的結構：

　　例如：

　　1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.

　　2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.

　　五、Conciseness簡潔

　　(一)避免廢話連篇：

　　例如：

　　1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改為：Weappreciateyourletter...

　　2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改為:Weenclosetwocopiesof...

　　(二)避免不必要的重復：

　　(三)短句、單詞的運用：

　　Enclosedherewith----->enclosedatthistime----->nowduetothefactthat---->becauseadraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000

　　六、Concreteness具體

　　七、Correctness正確